Ce este un audit Food Safety?
Un audit Food Safety este o evaluare structurată prin care se verifică dacă procesele și controalele unei organizații privind siguranța alimentelor sunt conforme cu cerințele stabilite și dacă acestea funcționează în practică.
În funcție de obiectiv, auditul poate analiza un sistem HACCP, un sistem de management conform ISO 22000, procesele operaționale, programele preliminare, documentația, modul de lucru al personalului sau anumite zone specifice ale organizației.
Scopul unei evaluări eficiente este să ofere organizației o imagine realistă asupra nivelului actual de control, să identifice punctele vulnerabile și să ofere o bază pentru îmbunătățire.
De ce este important un audit Food Safety?
Documentația poate fi corectă, dar activitatea din teren poate fi diferită. Exact aici apare una dintre valorile principale ale unui audit: verificarea legăturii dintre ce este documentat și ceea ce se întâmplă efectiv.
Un audit poate ajuta organizația să descopere neconformități, riscuri sau practici care nu sunt evidente în activitatea de zi cu zi.
În plus, evaluarea periodică poate contribui la menținerea și îmbunătățirea sistemului, mai ales atunci când organizația se pregătește pentru un audit extern, pentru certificare sau pentru o evaluare din partea unui client.
Ce tipuri de audit Food Safety există?
Auditul poate avea obiective diferite. În funcție de cine realizează evaluarea și de scopul acesteia, putem vorbi despre mai multe tipuri de audit.
Audit intern
Este realizat pentru evaluarea internă a sistemului și pentru identificarea zonelor care necesită îmbunătățire înainte de apariția unor probleme sau înaintea unui audit extern.
Audit de furnizor
Poate fi utilizat pentru evaluarea furnizorilor și verificarea capacității acestora de a respecta cerințele relevante pentru siguranța alimentelor.
Audit de client
Anumiți clienți pot realiza propriile evaluări pentru a verifica dacă furnizorul respectă cerințele comerciale și de siguranță stabilite.
Audit de certificare
Este realizat de un organism de certificare în cadrul procesului de evaluare a conformității cu standardul pentru care organizația solicită certificarea.
Ce se verifică în timpul unui audit Food Safety?
Domeniul auditului trebuie stabilit înainte de evaluare. În funcție de obiectiv, pot fi analizate atât elemente documentate, cât și activitatea efectivă din organizație.
Sistemul de management
Politici, obiective, responsabilități, procese și modul în care sistemul este menținut și îmbunătățit.
HACCP și analiza pericolelor
Identificarea pericolelor, evaluarea acestora și măsurile de control stabilite pentru procesele relevante.
Programele preliminare
Igienă, curățenie și dezinfecție, controlul dăunătorilor, mentenanță, gestionarea deșeurilor și alte condiții necesare proceselor.
Monitorizarea și înregistrările
Se verifică dacă activitățile de monitorizare sunt realizate și dacă există dovezi corespunzătoare privind efectuarea controalelor.
Personalul
Competența, instruirea și modul în care personalul aplică procedurile relevante în activitatea de zi cu zi.
Trasabilitatea
Capacitatea organizației de a identifica și urmări produsele, materiile prime și informațiile relevante de-a lungul procesului.
Gestionarea neconformităților
Modul în care sunt identificate, investigate și tratate abaterile și cum sunt stabilite acțiunile corective.
Documentele sunt suficiente pentru a trece un audit?
Nu.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale unui audit este verificarea concordanței dintre documentație și activitatea reală.
Dacă o procedură spune că un anumit control trebuie realizat zilnic, auditorul poate urmări dacă acesta este efectiv realizat, cine îl efectuează și dacă există înregistrările corespunzătoare.
De aceea, pregătirea pentru audit nu ar trebui să însemne doar „punerea documentelor în ordine”.
Un sistem poate arăta foarte bine pe hârtie și totuși să aibă probleme importante în implementare. Pregătirea eficientă presupune verificarea proceselor reale, nu doar revizuirea documentelor.
Cum te pregătești pentru un audit Food Safety?
O pregătire bună începe cu suficient timp înaintea auditului. Nu este recomandată încercarea de a rezolva toate problemele în ultimele zile.
Revizuiește sistemul existent
Verifică dacă documentația reflectă procesele actuale și dacă responsabilitățile sunt clar definite.
Verifică înregistrările
Analizează dacă monitorizările, verificările și celelalte înregistrări necesare sunt complete și coerente.
Fă o evaluare în teren
Observă activitatea reală și verifică dacă procedurile sunt aplicate în modul în care sunt documentate.
Discută cu personalul
Personalul trebuie să cunoască responsabilitățile și controalele relevante pentru activitatea pe care o desfășoară.
Identifică neconformitățile
Nu încerca să ascunzi problemele. Identificarea lor înaintea auditului permite stabilirea unor măsuri corective.
Verifică eficiența acțiunilor corective
O acțiune corectivă trebuie să trateze cauza problemei, nu doar efectul imediat.
Ce sunt neconformitățile?
O neconformitate apare atunci când o cerință relevantă nu este îndeplinită.
Într-un audit Food Safety, neconformitățile pot fi legate de documentație, implementare, monitorizare, igienă, instruirea personalului, trasabilitate, controlul furnizorilor sau alte elemente ale sistemului.
Important este că identificarea unei neconformități nu reprezintă neapărat un eșec al sistemului. Un sistem matur trebuie să fie capabil să identifice problemele, să le analizeze și să implementeze măsuri pentru prevenirea repetării lor.
Cum se leagă auditul Food Safety de HACCP?
HACCP este una dintre componentele centrale ale controlului siguranței alimentelor, iar auditarea acestuia urmărește dacă analiza pericolelor și măsurile de control sunt adecvate și implementate.
Auditorul poate urmări, de exemplu, dacă fluxurile descrise corespund activității reale, dacă pericolele au fost identificate corespunzător și dacă măsurile de control sunt efectiv monitorizate.
Dacă vrei să aprofundezi subiectul, poți consulta articolul nostru: Ce este HACCP și de ce este important pentru siguranța alimentelor?
Cum se leagă auditul de ISO 22000?
În cazul unei organizații care utilizează un sistem conform ISO 22000, auditul poate analiza nu doar controlul pericolelor, ci și modul în care sistemul de management funcționează în ansamblu.
Pot fi analizate elemente precum responsabilitatea managementului, obiectivele, procesele, comunicarea, evaluarea performanței, auditul intern, gestionarea neconformităților și îmbunătățirea sistemului.
Pentru mai multe informații despre standard, vezi și: ISO 22000: ce este și când are nevoie o companie de un astfel de sistem?
Când merită realizat un audit Food Safety?
Un audit poate fi util în mai multe situații:
- înaintea unui audit extern sau de certificare;
- după implementarea unui sistem HACCP sau ISO 22000;
- atunci când apar schimbări importante în procese;
- când apar neconformități repetate;
- înaintea unei evaluări realizate de un client;
- pentru evaluarea furnizorilor;
- ca parte a programului periodic de audit intern;
- atunci când managementul dorește o evaluare independentă a sistemului.
Audit intern sau evaluare externă?
Ambele pot fi utile, însă au roluri diferite.
Un audit intern permite organizației să își evalueze periodic propriul sistem și să identifice problemele înainte ca acestea să devină critice.
O evaluare realizată de un consultant extern poate aduce o perspectivă independentă și poate identifica aspecte care au devenit mai greu de observat pentru echipa care lucrează zilnic în organizație.
Când lucrezi zilnic într-un proces, anumite probleme pot deveni „normale” și nu mai sunt observate. O evaluare externă poate aduce o perspectivă diferită asupra sistemului și proceselor.
Întrebări frecvente despre auditul Food Safety
Este o evaluare structurată a sistemelor, proceselor și controalelor utilizate pentru gestionarea siguranței alimentelor.
În funcție de obiectiv, pot fi verificate HACCP, programele preliminare, documentația, monitorizările, igiena, trasabilitatea, instruirea personalului, gestionarea neconformităților și alte elemente relevante.
Nu. Un audit eficient verifică și implementarea efectivă a sistemului și concordanța dintre documentație și activitatea din teren.
Auditul intern trebuie planificat în funcție de specificul și nevoile organizației și poate fi realizat periodic sau atunci când apar schimbări ori probleme care justifică o evaluare.
Da. O evaluare externă poate ajuta organizația să identifice punctele vulnerabile, neconformitățile și zonele care necesită îmbunătățire înaintea unui audit important.
Concluzie
Un audit Food Safety nu ar trebui privit ca un moment în care compania încearcă să „ascundă” problemele. Valoarea reală a unui audit este tocmai capacitatea de a identifica problemele și de a le transforma în oportunități de îmbunătățire.
Fie că organizația lucrează pe baza unui sistem HACCP, a unui sistem ISO 22000 sau a altui cadru de control al siguranței alimentelor, evaluarea periodică poate contribui la menținerea eficienței sistemului și la pregătirea pentru audituri externe.
Dacă organizația ta dorește o evaluare independentă a sistemului Food Safety, echipa IEC Consult poate analiza procesele, documentația și modul de implementare și poate identifica zonele care necesită îmbunătățire.